一直以来，文书在美国留学的申请过程中起着关键性的作用。在与学生和家长的沟通中，也经常提到，写出好的文书既是科学，也是艺术。那么在具体的文书创作过程中，是否有规律可循？一般来说，文书材料主要包括简历、个人陈述、推荐信和小问题，有些特殊专业或学位申请有特殊的要求，比如文科专业（社会学、经济学、传播学博士申请）需要写作范例，艺术类专业需要作品集等。针对各项文书材料，笔者将逐一简单介绍，希望对各位的申请有所帮助。
首先，从最基本的个人简历开始。简历可以说是给人的第一印象，一般学校要求不超过2页。除了基本的个人信息，简历还应该包括教育背景，社会活动（课外活动、实习经历、志愿者服务、工作经历等等），获得奖项。而我一般会建议在简历中再加上英语技能、计算机应用技能和个人兴趣。这三项内容所占空间不多，但能帮助学校更全面的了解自己。简历中的社会活动部分，是重中之重，因此在此着重说明。大部分申请人都是在读学生，因此往往缺乏工作经验（实战经验），而很多能力是需要在工作中体现出来。那么如何弥补呢？就得依靠平时的社会和课外活动了。因此，切忌在简历中简单罗列自己参加的活动，而应该在参加的每个活动后面再简单描述自己在活动中所担任的职能，所做的工作，以及取得的成果，帮助录取委员会更全面地了解自己。
其次是最重要的个人陈述的写作。一般来说，个人陈述需要回答三个问题，（1）为何想申请该专业？（2）过去经历是如何影响你的这个决定？（3）你未来的职业规划是什么？。个人陈述是所有文书材料中最能体现学生个人能力的文件，一篇好的个人陈述，需要在短短的1500字（有时甚至更少）内，将学生的个人能力，学习能力和培养潜力充分表达出来，对申请人的写作和表达能力是一个极大的挑战。纵观以往的个人陈述风格，一般来说，个人陈述创作可以分为两种类型：个人导向型（Personal-Based）和专业导向型（Professional-Based）。
个人导向型个人陈述，开头以个人经历来打动录取委员，幼时的经历，父母的影响，老师的引导等等。中间部分阐述自己在学习和成长过程为该专业的申请所做的准备，包括学习成绩、自身能力的锻炼和培养。最后，表达自己对攻读该专业的意愿和决心，并明确表达自己学成后的职业规划和目标。个人导向型个人陈述相对来说对于专业知识的要求比较低，比较适合对于专业了解不深入，比如转专业或者本科生申请。特别是，作为十几岁的高中学生，对于某一专业知识的认识一般比较浅显，因此比较适合走个人导向型路线。
专业导向型个人陈述，全篇以个人对于拟申专业的了解和认识为主线，着重突出对该专业在中国现状和发展的认识，该专业在美国发展的成熟和先进，表达自己对先进知识的追求和向往。最后说明中国目前缺乏这方面的专业人才，自己学成后对于中国专业人才的补充，进而上升为自己学习该专业的重大意义。专业导向型个人陈述更适用研究生申请。对于研究生申请，无论是硕士和博士生，对申请专业的研究方向最好有一个比较明确的目标（这对博士生申请尤为重要），向学校表明自己的专业素养以及培养潜质，一方面这是有目的有针对性地申请，另一方面自己已打下坚实的基本理论知识基础，发现自己对该专业的激情和热爱，因此希望能更进一步地学习和深造。
尽管写作类型不同，但个人陈述中需要着重突出的能力还是一致的，这主要包括领导力、团队协作和沟通能力等。这些都可以在描述学习活动、社会活动和研究工作中体现出来。比如，在学习活动中与同学组成学习小组，互相帮助和提高学习成绩体现团队协作能力；或者在课堂项目活动中，作为小组组长领导小组完成小组任务，表现领导力。再如，在课外活动中参加各种才艺表演或者知识竞赛等，体现自己的表达能力和创新能力；参加学校研究活动时，如何发挥刻苦钻研精神，为了回答和解决问题，努力不懈地学习和提高，说明自己有强烈的求知欲和好奇心，具备了基本的研究素养。以上这些能力在推荐信中通过第三人客观评价的形式再次强化，使得申请人的形象得到升华和提升，帮助申请人在录取委员会面前呈现出自己最好的一面。
推荐信，一般学校要求三封，科学地选择推荐人组合对于学生的申请大有裨益。推荐人最好选择互补型，可以有交叉，但尽量各有侧重，避免重复推荐。比如，针对研究生申请，一般可以选择实习单位领导作为推荐人，突出申请人在实际工作中表现出来的优秀品质和工作能力；然后选择学校科研老师推荐申请人的研究能力；最后可以请课程优秀的带课老师写推荐信突出申请人的学习能力和求知欲等等。而本科生申请的话，则可选择语文老师、数学老师、英语老师从不同的学科特点角度突出学生的特色和优点。当然这是一般而言，对于特殊专业，比如本科申请历史专业，则最好有历史老师的推荐信说明申请人对历史研究的兴趣和爱好，以及显现出来的基本专业素养。
总体而言，在推荐和描述申请人时，最好能有实例来说明，这样会更加生动、具体地体现申请人的能力和品质。而整套文书材料应该是环环相扣，互相印证的，因此在小细节上绝不可疏忽。真正用心准备了的文书材料的对申请帮助是非常明显的。但是，请不要忘记，文书材料也只是在硬件条件不够达标，或者硬件达标但帮助提升用。再完美的文书，如果基本的硬件条件完全不达标，导致送不到录取委员会的手中也是无济于事。也就是说，申请过程中各个环节都不能掉以轻心，都应全力以赴，才不会给自己的申请留遗憾。